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Aprovechando la información contenida en un ERP

Aprovechando la información contenida en un ERP

Son varios los motivos por los cuales una organización toma la iniciativa de implementar un ERP. Uno de ellos es cuando tienen una cantidad de procesos manuales y  desintegrados, y deciden a través de un ERP mejorar la forma de trabajo.  Otras veces, la empresa pasa a formar parte de una corporación (o era parte) y esta última decide, a nivel regional o internacional, implementar un ERP en cada una de las filiales.  Por último, están aquellas empresas que ya cuentan con un ERP pero que, por cuestiones de mercado, necesitan actualizarlos por una nueva generación de soluciones que incluya más funcionalidades, mejor tecnología, etc.

Más allá de la variedad de razones, hay algo que todas tienen en común y es que en todos los casos la materia prima con la que trabajará el sistema es la información y la decisión de lo que se vuelca o no estará atada al alcance del proyecto.

Todo ERP trabaja con datos cuyo procesamiento permite obtener información que se puede clasificar en tres niveles: operativa, táctica y estratégica. La operacional es aquella que recoge todos los datos cotidianos de la empresa: ventas, compras, facturas que entran, remitos que salen, despachos, preparar una orden de producción, notificar una orden de producción, materia prima, consumo eléctrico, combustible, uso de transporte, etc., es decir, todos los hechos económicos cotidianos se registran en el sistema.

A partir de la carga de estos datos operacionales, el sistema por su cuenta comienza a generar información táctica, por ejemplo, la marcha de las ventas.  Empieza a construir información más vinculada con las finanzas, un cash flow  (porque reúne todas las facturas a pagar, a cobrar, más inversiones, etc.) que permite hacer análisis semanales, quincenales o mensuales.

La evolución de un plan de ventas o de marketing, la revisión de los objetivos comerciales (dónde vendí, dónde no vendí, qué me falta vender) también es información útil que se puede generar, sólo por mencionar algunas. En esta instancia también se pueden incluir datos operacionales para generar nueva información, por ejemplo, a un cash flow agregar la tasa de interés o la previsión de inflación.

Finalmente, y como resultado de la vinculación de todos los niveles, se genera un nuevo tipo de información, la estratégica, que me permite configurar  tableros de control, observar la evolución de negocio, realizar análisis de rentabilidad, verificar cumplimientos globales de abastecimiento, producción, venta, etc.

Con la implementación de un ERP adecuado, los distintos departamentos de una misma empresa pueden intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse fácilmente con las otras áreas. Así, una firma no solo puede resolver aspectos internos sino que además puede detectar nuevasoportunidades de negocios a partir de un apropiado uso de la información.

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